Excel-export voor uren en projectadministratie

Exporteer goedgekeurde uren, urenbrieven, projectoverzichten en facturen rechtstreeks naar Excel. Iedere export wordt afgestemd op de gewenste indeling van uw bedrijf of opdrachtgever.

Excel-export van goedgekeurde uren per collega en project vanuit Aannemerapp
Een export die aansluit op uw administratie

Kolommen, berekeningen en indeling worden afgestemd op uw eigen werkwijze of het gewenste bestand van uw opdrachtgever.

Uw werkproces blijft hetzelfde

Andere software verlangt dat u uw werkprocessen aanpast. Aannemerapp past zich aan op uw werkprocessen.

Vraag uw gratis
proefperiode aan

Wij nemen binnen één uur contact met u op. Vervolgens richten wij Aannemerapp gratis voor u in, zodat u de volgende werkdag kunt starten in uw eigen projecten.

✓Binnen één uur persoonlijk contact
✓14 dagen gratis uitproberen
✓Geen verplichtingen
✓Aannemerapp wordt gratis ingericht
✓Uw werkprocessen blijven hetzelfde

urenregistratie backoffice

Eenvoudige urenexport per week

Simpele urenregistratie als basis

In deze situatie vullen medewerkers alleen de belangrijkste gegevens in: datum, starttijd, eindtijd, aantal uren en een eventuele opmerking.

Vooraf is al een project gekozen, zodat iedere registratie automatisch op het juiste project wordt weggeschreven.

Wekelijks controleren en goedkeuren

Klanten exporteren hun uren vaak wekelijks. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor een uitzendbureau of voor een grote opdrachtgever zoals BAM, KWS of een ander aannemersbedrijf.

In het administratiesysteem worden de uren gecontroleerd en daarna goedgekeurd of afgekeurd. De laatste kolom toont duidelijk de akkoordstatus.

Alleen goedgekeurde uren exporteren

Alleen goedgekeurde uren worden meegenomen in de export. Zo voorkom je dat foutieve, incomplete of nog niet beoordeelde registraties worden doorgestuurd.

Deze pagina toont straks verschillende exportvarianten, afgestemd op de manier waarop klanten urenbriefjes of weekoverzichten moeten aanleveren.

urenregistratie backoffice

Uitgebreide urenexport met pauze, overuren en kilometers

Uitgebreide urenregistratie

In deze situatie vullen medewerkers uitgebreidere uren in: datum, vertrektijd, starttijd, eindtijd, aankomsttijd en gereden kilometers.

Vooraf is al een project gekozen, zodat iedere registratie automatisch op het juiste project wordt weggeschreven.

Automatische pauze- en overurenberekening

De verplicht te nemen pauze wordt automatisch berekend: meer dan 4 uur is 0,25 uur pauze, meer dan 6,75 uur is 0,30 uur pauze en meer dan 8 uur is 0,75 uur pauze.

Ook overwerk wordt automatisch verwerkt: doordeweeks vóór 6:00 uur en na 18:00 uur tegen 125%, zaterdag tegen 135% en zondag tegen 175%.

Controle en export van goedgekeurde uren

De laatste kolom toont de akkoordstatus. Via het administratiesysteem worden uren gecontroleerd, goedgekeurd of afgekeurd.

Alleen goedgekeurde uren worden meegenomen in de export, zodat foutieve of nog niet beoordeelde registraties niet worden doorgestuurd.

Projecturen analyseren met een kruistabel export

Projecten overzichtelijk onder elkaar

In deze export worden alle projecten verticaal opgesomd. Per project ontstaat direct inzicht in de geregistreerde uren.

Hierdoor zie je snel welke projecten veel uren vragen en waar medewerkers gedurende de week aan hebben gewerkt.

Medewerkers naast elkaar vergelijken

Via een kruistabelmethode worden de uren van medewerkers naast elkaar getoond. Zo vergelijk je per project direct wie hoeveel uur heeft gewerkt.

Dit maakt het overzicht geschikt voor controle, analyse, nacalculatie en voorbereiding van facturatie.

Snel inzicht in projecturen

De export geeft in één overzicht weer hoe de uren over projecten en medewerkers zijn verdeeld.

Dat maakt afwijkingen sneller zichtbaar en helpt om projecturen efficiënt te beoordelen voordat ze verder worden verwerkt.

urenregistratie backoffice

Urenbrieven per project voor opdrachtgevers

Wekelijks urenbrieven versturen

Bepaalde opdrachtgevers willen iedere week een urenbrief ontvangen per project. Vooral grote aannemers zoals BAM werken vaak met meerdere projecten en onderaannemers tegelijk.

Via deze export wordt automatisch een duidelijk urenoverzicht opgesteld, zodat de opdrachtgever direct inzicht heeft in de gemaakte uren.

Per project een overzichtelijke urenbrief

De urenbrief toont per medewerker de gewerkte dagen, tijden, uren en totalen van het betreffende project.

Hierdoor ontstaat een professionele en overzichtelijke rapportage die eenvoudig per e-mail kan worden verstuurd naar de opdrachtgever.

Basis voor snelle facturatie

In veel situaties worden urenbrieven tegenwoordig niet eens meer ondertekend en dienen ze vooral als bevestiging of mededeling van de gemaakte uren.

Op basis van deze urenbrieven kan daarna snel de factuur worden opgesteld voor de gewerkte uren op het project.

Facturen maken vanuit goedgekeurde uren

Export naar factuurtemplate

Zodra de uren zijn gecontroleerd en goedgekeurd, kunnen deze worden geëxporteerd naar een Excel factuurtemplate.

Alleen goedgekeurde uren worden meegenomen, zodat de factuur gebaseerd is op gecontroleerde en betrouwbare registraties.

Factuur in eigen opmaak

De factuurtemplate kan worden nagebouwd zoals de aannemer nu al factureert, inclusief herkenbare opmaak, kolommen en indeling.

Ook de bestaande factuurnummering kan worden overgenomen, zodat de werkwijze aansluit op de huidige administratie.

Concept e-mail ter controle

Na het opmaken van de facturen wordt automatisch een concept e-mail klaargezet en naar de aannemer gestuurd.

De aannemer kan de factuur eenvoudig controleren en daarna zelf doorsturen naar de klant of opdrachtgever.

urenregistratie backoffice

Wekelijkse export van inspecties en opvolgingen

Inspectie en opvolging in één app

Eén van onze klanten werkt voor het waterleidingsbedrijf en inspecteert brandkranen. Binnen de app bestaan twee processen: inspectie en opvolging.

Tijdens een inspectie wordt geregistreerd wat er is geconstateerd en of het probleem direct opgelost kan worden.

Opvolging van openstaande werkzaamheden

Wanneer onderhoud niet direct uitgevoerd kan worden, wordt automatisch een opvolging aangemaakt.

In de app zijn hiervoor aparte knoppen aanwezig: “Inspectie” en “Opvolging”. Via opvolging worden openstaande brandkranen later opnieuw opgepakt en afgehandeld.

Wekelijkse oplevering van realisaties

Iedere week worden de gerealiseerde werkzaamheden geëxporteerd en opgeleverd aan de opdrachtgever.

In deze export staan zowel uitgevoerde inspecties als gerealiseerde opvolgingen overzichtelijk weergegeven.