Detacheringbureau bespaart 40 uur administratie wekelijks

TripleFlex werkt met 80 bouwmedewerkers. Dankzij de digitale prikklok en het administratiesysteem worden aanwezigheid, gewerkte uren, urenbriefjes en facturen grotendeels automatisch verwerkt.

Iedereen komt op tijd

Starttijd, eindtijd en locatie worden automatisch geregistreerd via de digitale prikklok.

Van 48 uur naar 4 tot 8 uur

Het complete administratieve proces is teruggebracht van ongeveer 48 uur naar slechts 4 tot 8 uur per week.

Urenbriefjes en facturen automatisch

Genereer urenbriefjes en facturen voor alle opdrachtgevers met slechts enkele handelingen.

Digitale prikklok voor bouw- en detacheringsbedrijven

Vraag uw gratis
proefperiode aan

Wij nemen binnen één uur contact met u op. Vervolgens richten wij Aannemerapp gratis voor u in, zodat u de volgende werkdag kunt starten in uw eigen projecten.

✓Binnen één uur persoonlijk contact
✓14 dagen gratis uitproberen
✓Geen verplichtingen
✓Aannemerapp wordt gratis ingericht
✓Uw werkprocessen blijven hetzelfde

Medewerker meldt zich via de digitale prikklok aan op een projectlocatie

Aanmelden op locatie via de digitale prikklok

Bij aanvang van de werkzaamheden meldt de medewerker zich via de app aan op de projectlocatie. De starttijd, het gekozen project en de actuele locatie worden direct digitaal vastgelegd.

De app vergelijkt de projectlocatie met de locatie waar de medewerker zich daadwerkelijk bevindt. Bij het aanmelden wordt bovendien verplicht een foto van de werksituatie gekoppeld. Zo ontstaat een duidelijke bevestiging dat de medewerker op locatie aanwezig is en met de werkzaamheden begint.

Deze werkwijze is ontwikkeld op verzoek van een groot technisch detacheringsbureau dat meer grip wilde krijgen op starttijden en aanwezigheid. Ook de opdrachtgever beschikt hierdoor over een betrouwbare en transparante registratie van de aanvang van het werk.

Starttijd en aanwezigheid direct digitaal registreren
Het juiste project bij aankomst op locatie selecteren
Actuele locatie vergelijken met de geregistreerde projectlocatie
Verplicht een foto van de werksituatie aan de aanmelding koppelen
Objectieve vastlegging voor werkgever en opdrachtgever

Afmelden aan het einde van de werkdag

Aan het einde van de werkdag meldt de medewerker zich via de app af op het project. Hiermee worden de eindtijd en het totale aantal gewerkte uren direct digitaal vastgelegd.

Tijdens het afmelden koppelt de medewerker één of meerdere foto’s van de projectlocatie. Deze foto’s laten zien welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en wat de status van het project aan het einde van de werkdag is.

Door de combinatie van digitaal aanmelden en afmelden ontstaat een sluitende registratie van de aanwezigheid en gewerkte tijd. De administratie en opdrachtgever beschikken daardoor over duidelijke informatie en visueel bewijs, waardoor discussie over te vroeg vertrekken of onvolledig gewerkte dagen wordt voorkomen.

Eindtijd en totaal aantal gewerkte uren direct digitaal vastleggen
Eén of meerdere foto’s van het project aan de afmelding koppelen
De status van het werk aan het einde van de dag visueel vastleggen
Betrouwbaar bewijs voor administratie en opdrachtgever
Medewerker meldt zich via de digitale prikklok af en koppelt foto's van het project
aan- en afmelden per weekdag collega's

Inzicht in aan- en afmeldingen per weekdag

Per dag en tijdstip inzichtelijk

Met de prikklok app kun je via het administratiesysteem op ieder gewenst moment terugkijken wanneer collega’s zich hebben aangemeld en afgemeld. Bovenin selecteer je eenvoudig een week en een specifieke weekdag.

Vervolgens zie je per collega een overzichtelijke tijdlijn van de werkdag, waarin start- en eindmomenten direct zichtbaar zijn. Dit maakt het mogelijk om snel patronen en afwijkingen te herkennen, zonder losse registraties of exports te hoeven raadplegen.

Een belangrijk voordeel is dat je op de huidige dag realtime kunt zien of iedereen aanwezig is en waar. Zodra collega’s zich aanmelden, verschijnt hun status direct in het overzicht. Vooral bij meerdere collega’s op één project geeft dit scherm direct overzicht en rust in de administratie én op de projectlocatie.

Locatie en tijd automatisch vastgelegd

Bij iedere aan- en afmelding worden zowel het tijdstip als de locatie automatisch vastgelegd. De registratie gebeurt op het moment zelf, waardoor handmatige invoer of interpretatie achteraf niet nodig is.

De afstand tot de projectlocatie wordt daarbij automatisch berekend. Hierdoor is direct zichtbaar of iemand zich daadwerkelijk op of nabij de werklocatie bevond tijdens het aanmelden of afmelden.

Dit maakt het overzicht objectief en geschikt als onderbouwing bij gesprekken, correcties of beoordeling van gewerkte uren.

Het is bovendien mogelijk om gewerkte uren te koppelen aan de aanmeld- en afmeldtijden. Pauzes kunnen automatisch worden verrekend en met de overwerkmodule worden overwerkpercentages automatisch berekend.

Afwijkingen direct zichtbaar

Per collega worden de aan- en afmeldingen weergegeven als gekleurde balken. In iedere balk staat op de eerste regel het project en op de tweede regel de bijbehorende aan- of afmeldgegevens.

Normale registraties worden groen of geel weergegeven. Wanneer er iets niet klopt, kleurt de balk rood. In dit voorbeeld is direct zichtbaar dat Edgar zich op 2,89 km van de werklocatie heeft aangemeld en dat Leo zich helemaal niet heeft aangemeld.

Zo springt afwijkend gedrag meteen in het oog, zonder dat je hoeft te zoeken of te vergelijken.

aan- en afmelden per weekdag collega's

Van geregistreerde uren naar urenbriefjes en facturen

Urenbriefjes per week genereren

Nadat alle gewerkte uren zijn gecontroleerd, selecteert de administratie eenvoudig de juiste week. Met één handeling worden vervolgens de urenbriefjes voor alle opdrachtgevers gegenereerd.

De geregistreerde uren worden automatisch per medewerker, project en opdrachtgever verwerkt. Handmatig uren verzamelen, overnemen en samenvoegen is daardoor niet meer nodig.

De urenbriefjes kunnen daarna direct naar de betreffende opdrachtgevers worden verstuurd voor controle en goedkeuring.

Alle facturen met één druk op de knop

Na het genereren van de urenbriefjes kan de administratie direct doorgaan met factureren. Ook de facturen voor alle opdrachtgevers worden in één keer aangemaakt door op de facturatieknop te klikken.

Aannemerapp gebruikt hiervoor de gecontroleerde uren, projecten, tarieven en klantgegevens die al in het administratiesysteem zijn vastgelegd.

Vervolgens worden de facturen automatisch als afzonderlijke pdf-bestanden toegevoegd aan een overzichtelijke e-mail. In de e-mail staan onder andere het aantal facturen, het totaalbedrag, de vervaldatum en een overzicht per project.

Van 48 uur naar 4 tot 8 uur

Voorheen waren twee collega’s drie volledige werkdagen bezig met het verzamelen van de uren en het verwerken daarvan tot urenbriefjes en facturen.

Dat betekende iedere week ongeveer 48 uur administratief werk, voordat alles gecontroleerd en naar de opdrachtgevers verstuurd kon worden.

Met de app en het administratiesysteem is dit tijdrovende proces teruggebracht naar ongeveer 4 tot 8 uur. De administratie houdt daardoor veel meer tijd over en de kans op invoer- en facturatiefouten wordt aanzienlijk kleiner.

Klantcase detacheringsbureau

Van 48 uur administratie naar 4 tot 8 uur per week

TripleFlex groeide snel en liep daardoor tegen twee uitdagingen aan: het verwerken van alle uren tot facturen kostte iedere week enorm veel tijd en er ontstond regelmatig discussie over de daadwerkelijk gewerkte uren. Met Aannemerapp en het administratiesysteem werd het volledige proces gedigitaliseerd, van de digitale prikklok op locatie tot de facturatie richting opdrachtgevers.

Toen wij begonnen kostte het verwerken van alle uren naar urenbriefjes en facturen ongeveer 48 uur per week. Twee collega’s waren daar bijna drie dagen mee bezig. Dankzij Aannemerapp en het administratiesysteem is dat teruggebracht naar ongeveer 4 tot 8 uur per week.

Daarnaast merkten wij dat medewerkers soms later begonnen of eerder stopten dan werd opgegeven. Met de digitale prikklok registreren medewerkers zich nu direct op locatie aan en af. Hierdoor beschikken wij over betrouwbare werktijden en zijn discussies over gewerkte uren vrijwel verdwenen.

Alle uren komen automatisch binnen in het administratiesysteem, waarna wij met slechts enkele handelingen urenbriefjes en facturen kunnen genereren. Wat voorheen dagen administratie kostte, is nu grotendeels geautomatiseerd. Daardoor houden wij veel meer tijd over om onze klanten en medewerkers te begeleiden.

TripleFlex B.V. Amber Geurts · Directrice